こんにちは、代表の田邉です！
この記事では、我々の日常に欠かせないメールサービスであるGmailの便利な活用法を紹介していきます。
Gmailは現存するWebで使えるメールサービスの中でも使いやすさが抜群です。
以下にメリットを羅列します。
ここから、そんな使うメリットだらけのGmailをより活用する方法を紹介します。
１つ目の活用法はラベルとフィルタです。
Gmailでは、メール管理を効率化するために「ラベル」と「フィルタ」が用意されていますが、意外と使っている人が少なかったりします。
「ラベル」と「フィルタ」を使いこなせば、受信ボックスが驚くほど整理でき、仕事関連やその他の重要なメールへのアクセスが格段に速くなります。
Gmailのラベルは他のメールアプリの「フォルダ」と似ていますが、より柔軟な機能です。
一つのメールに複数のラベルを付けることができるので、例えば「顧客A」と「プロジェクトB」のラベルを同時に付けて管理することも可能です。Instagramのハッシュタグに似ています。
ラベルを作成するには、Gmailの左側にある「ラベル」の右側の「＋」をクリックして名前をつけて保存します。その後、メールを選択してラベルを付けるだけでOKです。これだけで指定のメールが分類され、必要な時にすぐに見つけられるようになります。
フィルタは、自分の代わりにメールを自動的に処理させる機能です。
例えば、特定の人からのメールを自動的にラベル付けしたり、メルマガを自動的にアーカイブしたりできます。
フィルタを作成するには、検索バーの横にある下向き矢印をクリックし、条件を設定した後、「フィルタを作成」を選びます。どのように処理するかを選択して保存すれば完了です。
ラベルとフィルタを使いこなすことで、毎日行うメール処理にかける時間が一気に短縮できます。まだ使ったことない方はぜひ今日から使ってみてください。
次のステップとして、「スター」と「Priority Inbox」について紹介します。
これらの機能を使えば、重要なメールを瞬時に見つけ出し、優先順位に応じて整理することができます。
スターは、重要なメールにマークを付けて後で簡単に見つけられるようにするためのものです。
使い方は、メール一覧から特定のメールにカーソルを合わせると現れるスターのアイコンをクリックするだけです。スターを付けたメールを確認したいときは「スター付き」メニューからすぐに確認できます。
Gmailの「設定」から、さまざまな色のスターを追加できるので重要度に応じて分類することも可能です。手軽に使えるので重宝します。
Priority Inboxは、Gamilが自動的にメールの重要度を判断し、重要なメールを「重要」ラベルで分類してくれる機能です。
デフォルトの受信トレイとは別に「重要」とマークされたメールだけを表示するメニューがあり、重要だと識別されるメールを取りこぼさずに済みます。Gmailを使い続けると、自分にとって何が重要かを学習してくれるので、特に意識せず使える機能です。
AIの進化が著しい最近では、Gmailが判断する機能の精度が格段に向上しています。特に意識せず使える機能も多いですが、「ああ、こういったことまでしてくれるんだなぁ」と感動する場面も多くなっています。
次に「予定送信」、「テンプレート」、そして「自動返信」についてご紹介します。
これらの機能は、メールにかける作業を大幅に効率化してくれます。
これはメールを書いたそのタイミングで送らず、指定した日時に自動で送信する機能です。
深夜に書いたメールを顧客の営業時間を考えて朝送りたい、あるいは時間差のある国とのやり取りで時間を考慮したい時に便利です。メールを書いたら、送信ボタンの隣にある矢印をクリックし、「送信日時を設定」を選んで日時を指定するだけで設定した時刻にメールが自動的に送信されます。
同じような内容のメールを繰り返し送ることが多い場合、テンプレートを作成しておくと時短になります。
設定から「テンプレート」を有効にし、メールの下書きを作成する際に「下書きをテンプレートを保存」を選択します。次回からは同じ内容を何度も書く手間が省け、ミスが起きづらくなります。
休暇中や長期間メールをチェックできない場合、自動返信を設定しておくと送信者に状況を知らせる内容を自動で伝えることができます。
設定から「不在通知」をONにし、内容と期間を設定するだけでOKです。
これらの機能は仕事でGmailを使っている人にとって、ミスやコミュニケーションロスによる損失に効果的なのでぜひ使ってみてください。
次は「連絡先管理」と「連絡先グループ（ラベル付け）」の活用です。この機能を使いこなせば、送信先で悩む手間を減らすことができます。
Gmailにはすべての連絡先を一元管理できる便利なメニューがあります。
新しい連絡先を追加するには、Gmailの右側にある「連絡先」をクリックし、「連絡先を作成」を選択して必要な情報を入力します。また、受信したメールから直接連絡先を追加することも可能です。
これは特定の人々に一斉メールを送る際に便利です。
チームメンバー、家族、特定のプロジェクト関係者など、特定のグループを作成しておけば一人ひとりに個別にメールを送る手間が省けます。
連絡先メニューの右上リンクから連絡先ページに飛び、「ラベル」の右にある「＋」からラベルを作成。
作成後、連絡先にラベルを追加すれば簡単に連絡先をグループ管理できます。
連絡先をうまく管理すれば、仕事やサークル管理など複数の連絡先管理をする必要がある局面で、間違いや取りこぼしを防げるのでぜひ取り入れてみてください。
次に、「タスク」の活用方法について紹介します。
この機能をうまく使えば、毎日のタスク管理をスムーズに行えるようになります。
Gmailには、メールをタスクに直接変換する機能があります。
これはメールから生じるアクションを忘れずに管理するのに役立ちます。メールを開いて、そのメールをタスクに追加したい場合は、メールのツールバーにある「ToDoリストに追加」ボタンをクリックするだけで簡単にマイタスクに追加できます。
メールの内容がタスクリストに追加され、後ですぐにアクセスできるようになります。期限やリマインダーも設定できるので、予定表として使うこともできます。
メールでもらった内容はToDoリストに入れ忘れがちですが、作業効率が上がるのでぜひ活用していきましょう。
最後に、Googleカレンダー、ドライブなどの他のGoogleアプリとの統合についてご紹介します。
他のGoogleアプリを組み合わせることで、コミュニケーション、スケジュール管理、ファイル共有がスムーズにできます。
Gmailでアポイントメントやイベントのメールを受け取ったとき、それを直接Googleカレンダーに追加できます。
メールに含まれる日付や時間をクリックするだけでイベントをカレンダーに追加可能です。メールから直接スケジュールを管理できるので、重要な予定を見落とす心配がなくなります。
Gmailでは、メールに添付されたドキュメントや画像などのファイルを直接Googleドライブに保存できます。
また、ドライブに保存されているファイルをメールに添付することも可能です。これを使うと、ファイルの共有と管理が格段に楽になり、チームとの連携も効率的に行えます。
さらに、Googleアプリ間の統合はこれだけにとどまりません。Google Keepでメモした内容をGmailに直接挿入したり、Googleフォームで作成したアンケートをメールで簡単に配布したりすることもできます。
Googleのアプリ連携を本気で使えば、タスクが綺麗に整理され、生産性が爆発的に上がります。
ここまで、Gmailとその付属機能の使いこなし方についてご紹介しました。
ただのメール管理サービスとして使っている方も多いかもしれませんが、各種機能や連携を使うことで生産性向上や時短への貢献度が一気に高くなります。
ご紹介したテクニックを活用すれば、メール管理がずっと楽になり、毎日の生産性が格段に向上するはずです。ぜひ実践してみてください！